文章的“第一要素”是语言。语言是写作的基石和最基本的建筑材料。深刻的主题、典型的材料、规范的结构、活泼的行文、焕发的文采，都要通过语言呈现出来。应用文是让事实说话、以理服人的实用文体，所以应用文写作对语言的基本要求是准确、简洁、庄重、规范。但不可否认，应用文除规范明确的公文以外，还有大量的诸如演讲稿、祝酒词等生活常用应用文，此类应用文的写作还是要讲究语言生动、注重文采的，因为“言之无文，行而不远”。应用性文章如果注意了生动，还会助推文章的亲和性、智慧性和可读（听）性，从而提高文章的实用价值。

语言生动有些是源自作者天然的、灵动的、个性的语言天赋，有的是作者在写作中因追求美感而提炼过的语言。写作时会用生动、优美的语言，往往如星月装饰夜空、鲜花点缀原野，给人以无尽的遐想和倾心的享受。中国古代很注重文章的文采，但不知从什么时候起，应用写作只会秉承固定的结构模式、规定的语言，久而久之就变成了结构千篇一律、语言官话套话、叙述僵硬、说明生涩、议论古板、亦步亦趋、缺乏灵性的八股文。其实越是应用写作，越应追求文采，因为应用文其写作目的本非审美，若不在语言上增强文章品位、才情，如何动人呢？倘如是，就务必首先学会浇灌语言。

一、尊重规范，讲究个性。应用文的语言讲究通识性，所以规范是第一位的。但规范的也可以是生动的，比如语言形式高度凝练、简洁明快、成为一种高度浓缩的语言，也是一种生动。例：在处理公务的记录里——在案；收到了，知道了——收悉；为了这个目的——为此等。实现这种规范，就要惜墨如金，学会用最少的语言表达最多的信息。应用文写作中不管是打比方、借谐音、用典故通常都不作铺陈，而是简笔勾勒、用字经济、惜墨如金。

“一样话，百样说”，人的情趣各有不同，每个人的性格也千差万别，怎么能忍受千篇一律的语言呢？同样的意思不同的人以不同的方式说出来，效果会截然不同。所以应用写作在语言规范的前提下，倘若胆、识、才、情都够，就可以追求个性魅力。例如毛泽东是拥有天才个性的领袖人物，他即使写公文，也是气势磅礴、笔调洒脱、铿锵有力、生动形象、文采斐然、千变万化的，纵然时间过去这么久，他的文章仍个性鲜明、栩栩如生。

要想让应用文语言规范而且个性化，就要避免：1.模式化。许多人在进行应用文写作时依赖“自动导航系统”，不做有意识的语言选择，不最大限度地吸引读者。2.套话。套话的语言从技术层面来说不一定是错误的，但它们会削弱应用文的影响力，甚至会妨碍交流的目的。3.平淡无奇。这是最常见的现象，不一定错，但会减少文章的魅力。4.滥用时尚用语。新的词汇和短语在用法上不能生吞活剥，一定注意把握。